Estes Termos de Uso (“Termos”) estabelecem as condições para acesso e utilização da plataforma Notax Sistemas, disponibilizada por Notax Sistemas Ltda, inscrita no CNPJ sob nº 54.187.710/0001-00, doravante denominada “Notax”.
A plataforma é uma solução de software disponibilizada por meio da internet (SaaS), destinada à gestão empresarial e à execução e acompanhamento de diferentes rotinas administrativas, financeiras, fiscais e tributárias.
Ao acessar ou utilizar a plataforma, o usuário declara ter lido, compreendido e concordado com estes Termos.
Caso não concorde com estas condições, o usuário não deverá utilizar a plataforma.
1. Sobre a plataforma
A Notax Sistemas disponibiliza recursos tecnológicos para gestão empresarial, podendo incluir, de acordo com os módulos e funcionalidades contratados pela empresa à qual o usuário esteja vinculado:
- contas a pagar e contas a receber;
- gestão financeira;
- geração e gerenciamento de cobranças e boletos;
- emissão e gerenciamento de documentos fiscais, incluindo NFS-e;
- armazenamento e processamento de documentos;
- utilização de certificados digitais;
- consultas e operações em sistemas de terceiros;
- recursos relacionados a obrigações fiscais e tributárias;
- gerenciamento, acompanhamento e execução de rotinas relacionadas a PER/DCOMP;
- integrações com instituições financeiras, órgãos públicos, prefeituras, Receita Federal e outros serviços;
- relatórios, consultas e demais recursos relacionados à gestão empresarial.
A disponibilidade de cada funcionalidade dependerá dos módulos, permissões e serviços habilitados para a empresa e para o usuário.
A plataforma constitui uma ferramenta tecnológica de apoio e não substitui, quando necessária, a atuação de profissionais das áreas contábil, fiscal, tributária, jurídica ou financeira.
2. Acesso à plataforma
O acesso à plataforma é destinado exclusivamente a usuários devidamente cadastrados e autorizados.
O usuário declara que as informações fornecidas durante seu cadastro e utilização da plataforma são verdadeiras, completas e atualizadas.
Quando o usuário estiver vinculado a uma empresa, organização ou escritório, declara possuir autorização para acessar as informações e utilizar as funcionalidades disponibilizadas em nome dessa organização.
A Notax Sistemas poderá adotar mecanismos adicionais de autenticação e segurança sempre que considerar necessário para proteção da plataforma e de seus usuários.
3. Conta, senha e credenciais
As credenciais de acesso à plataforma são pessoais e devem ser mantidas em segurança.
O usuário não deverá compartilhar sua senha ou permitir que terceiros utilizem sua conta.
O usuário deverá comunicar imediatamente à Notax Sistemas qualquer suspeita de:
- acesso não autorizado;
- comprometimento de senha;
- utilização indevida de sua conta;
- fraude ou tentativa de fraude;
- comprometimento de certificado digital;
- qualquer incidente que possa afetar a segurança de sua conta ou da empresa à qual esteja vinculado.
A empresa contratante é responsável por administrar seus usuários e respectivas permissões, incluindo a revogação de acessos de colaboradores, representantes ou terceiros que deixem de estar autorizados a utilizar a plataforma.
4. Perfis e permissões
A plataforma poderá disponibilizar diferentes níveis de acesso e permissões.
Determinadas funcionalidades poderão ser restritas a usuários especificamente autorizados pela empresa contratante.
O usuário deverá utilizar exclusivamente as funcionalidades e informações às quais tenha sido autorizado.
A existência de acesso técnico a determinada funcionalidade não deverá ser interpretada como autorização para sua utilização quando o usuário souber ou razoavelmente devesse saber que não possui poderes para realizar determinada operação.
A empresa contratante é responsável pela definição e administração das permissões atribuídas aos seus usuários.
5. Operações realizadas na plataforma
As ações realizadas por meio da conta de um usuário poderão produzir efeitos administrativos, financeiros, fiscais ou tributários para a empresa à qual ele esteja vinculado.
Ao executar uma operação, o usuário declara possuir autorização para realizá-la.
Dependendo da funcionalidade, a plataforma poderá solicitar confirmação adicional antes da conclusão da operação.
O usuário é responsável por verificar as informações apresentadas antes de confirmar operações relevantes.
A Notax Sistemas poderá manter registros das operações realizadas para fins de segurança, auditoria, rastreabilidade, suporte e cumprimento de obrigações legais.
6. Certificados digitais
Algumas funcionalidades da plataforma poderão utilizar certificados digitais pertencentes à empresa contratante ou a terceiros por ela legitimamente representados.
Os certificados poderão ser utilizados, conforme as funcionalidades habilitadas, para atividades como:
- autenticação perante sistemas externos;
- assinatura digital;
- transmissão de documentos;
- emissão de documentos fiscais;
- consulta de informações;
- acesso a serviços governamentais;
- execução de operações solicitadas por usuários autorizados.
Ao disponibilizar um certificado digital à plataforma, a empresa responsável declara possuir legitimidade para sua utilização e autoriza seu processamento exclusivamente para execução das funcionalidades disponibilizadas pela plataforma.
Ao solicitar uma operação que utilize certificado digital, o usuário declara possuir autorização para realizar aquela operação em nome da empresa ou titular correspondente.
A Notax Sistemas adotará medidas técnicas e administrativas destinadas a proteger certificados e credenciais mantidos sob sua custódia.
O usuário não deverá cadastrar, utilizar ou disponibilizar certificado digital pertencente a terceiro sem a devida autorização.
A Notax Sistemas não utilizará deliberadamente certificados digitais para finalidade alheia às funcionalidades da plataforma e aos serviços disponibilizados aos clientes.
É responsabilidade da empresa contratante manter seus certificados válidos e comunicar situações de revogação, comprometimento ou utilização indevida.
7. Operações fiscais e tributárias
A plataforma poderá disponibilizar recursos para geração, consulta, assinatura, transmissão, armazenamento ou processamento de informações e documentos fiscais e tributários.
Embora a plataforma possa realizar cálculos, validações, preenchimentos automáticos e outras verificações, esses mecanismos são recursos tecnológicos auxiliares.
O usuário e a empresa à qual esteja vinculado permanecem responsáveis pela veracidade, consistência e adequação das informações fornecidas e utilizadas nas operações.
Isso inclui, conforme aplicável:
- natureza das operações;
- códigos fiscais;
- alíquotas;
- valores;
- períodos e competências;
- documentos;
- créditos tributários;
- informações cadastrais;
- demais elementos necessários às operações realizadas.
A disponibilização de determinada funcionalidade pela plataforma não representa confirmação ou reconhecimento, pela Notax Sistemas, da regularidade jurídica, contábil, fiscal ou tributária da operação.
8. PER/DCOMP e créditos tributários
A plataforma poderá disponibilizar funcionalidades destinadas a auxiliar no controle, preparação, acompanhamento, transmissão ou gerenciamento de informações relacionadas a PER/DCOMP e outras operações tributárias.
A Notax Sistemas fornece a infraestrutura tecnológica necessária à utilização dessas funcionalidades, não realizando, por meio da simples disponibilização da plataforma, consultoria ou análise jurídica, contábil ou tributária sobre a existência dos respectivos direitos.
A existência, legitimidade, origem, documentação, cálculo e possibilidade de utilização de créditos tributários são de responsabilidade da empresa que realiza a operação e dos profissionais responsáveis por sua apuração.
A utilização da plataforma não representa garantia de:
- existência de crédito tributário;
- homologação de compensação;
- deferimento de restituição;
- reconhecimento de direito creditório;
- aprovação de pedido;
- ausência de fiscalização;
- resultado favorável perante a Receita Federal ou qualquer outro órgão.
Decisões administrativas, fiscalizações, glosas, indeferimentos ou interpretações adotadas pelos órgãos competentes não estão sob controle da Notax Sistemas.
9. Documentos fiscais e NFS-e
A plataforma poderá permitir a geração, emissão, consulta, cancelamento, armazenamento ou gerenciamento de documentos fiscais, incluindo NFS-e.
A emissão desses documentos poderá depender de informações fornecidas pelo usuário e da disponibilidade dos respectivos órgãos autorizadores.
O usuário e a empresa à qual esteja vinculado são responsáveis pela conferência das informações utilizadas na emissão dos documentos.
A plataforma poderá implementar validações destinadas a reduzir inconsistências, mas essas validações não eliminam a responsabilidade pela conferência das informações antes da emissão.
Alterações promovidas por municípios, ambientes nacionais, órgãos fiscais ou outros provedores externos poderão afetar temporariamente determinadas funcionalidades.
10. Boletos, cobranças e informações financeiras
A plataforma poderá permitir a geração, registro, gerenciamento e acompanhamento de cobranças, boletos e outras informações financeiras.
Essas operações poderão depender de bancos, instituições financeiras, APIs, intermediários ou outros serviços externos.
O usuário deverá conferir cuidadosamente informações como:
- beneficiário;
- pagador;
- valores;
- vencimentos;
- juros;
- multas;
- descontos;
- contas bancárias;
- demais informações relacionadas à cobrança.
A Notax Sistemas não atua como instituição financeira pela simples disponibilização dessas funcionalidades.
11. Serviços e sistemas de terceiros
Diversas funcionalidades da plataforma poderão depender de comunicação com sistemas mantidos por terceiros, incluindo:
- Receita Federal;
- prefeituras;
- ambientes nacionais de documentos fiscais;
- bancos e instituições financeiras;
- autoridades certificadoras;
- serviços governamentais;
- provedores de comunicação;
- APIs e plataformas externas.
Esses serviços não são controlados pela Notax Sistemas.
Falhas, indisponibilidades, lentidão, alterações de layouts, APIs, regras, certificados, protocolos ou procedimentos realizados por esses terceiros poderão afetar temporariamente determinadas funcionalidades da plataforma.
Sempre que tecnicamente possível, a Notax Sistemas poderá implementar mecanismos de contingência, reprocessamento ou novas tentativas de comunicação.
12. Disponibilidade e manutenções
A Notax Sistemas empregará esforços razoáveis para manter a plataforma disponível e funcionando adequadamente.
Entretanto, poderão ocorrer interrupções temporárias decorrentes de:
- manutenções programadas;
- atualizações;
- manutenções emergenciais;
- correções de segurança;
- falhas de infraestrutura;
- problemas de conectividade;
- indisponibilidade de fornecedores;
- indisponibilidade de sistemas externos;
- incidentes de segurança;
- situações fora do controle razoável da Notax Sistemas.
Sempre que possível e aplicável, manutenções que possam causar impactos relevantes serão previamente comunicadas.
13. Segurança
A Notax Sistemas adotará medidas técnicas e administrativas razoáveis e compatíveis com a natureza dos serviços oferecidos para proteção da plataforma e das informações processadas.
Nenhum sistema conectado à internet pode ser considerado absolutamente imune a falhas, ataques ou incidentes.
O usuário também possui papel relevante na segurança da plataforma e deverá:
- manter suas credenciais protegidas;
- utilizar equipamentos confiáveis;
- não compartilhar contas;
- respeitar as permissões concedidas;
- comunicar atividades suspeitas;
- não tentar contornar mecanismos de segurança.
14. Registros e logs
Para segurança, auditoria e rastreabilidade, a plataforma poderá registrar informações relacionadas à utilização do sistema.
Esses registros poderão incluir, quando aplicável:
- usuário responsável;
- data e horário;
- endereço IP;
- dispositivo ou informações técnicas da sessão;
- operação executada;
- registros afetados;
- resultado da operação;
- histórico de alterações;
- informações técnicas necessárias à investigação de incidentes.
Os registros poderão ser utilizados para segurança, suporte, prevenção de fraudes, auditoria, investigação de incidentes, cumprimento de obrigações legais e exercício regular de direitos.
15. Dados e privacidade
A utilização da plataforma poderá envolver o tratamento de dados pessoais.
O tratamento dessas informações será realizado de acordo com a legislação aplicável e com a Política de Privacidade da Notax Sistemas.
Quando a empresa contratante inserir dados pessoais de seus clientes, colaboradores, fornecedores ou terceiros na plataforma, será responsável por possuir fundamento adequado para o respectivo tratamento.
A Notax Sistemas realizará o tratamento dos dados necessários à prestação dos serviços de acordo com suas obrigações legais e contratuais.
16. Dados inseridos na plataforma
Os dados empresariais, fiscais, financeiros, cadastrais e demais informações inseridas na plataforma permanecem pertencentes à empresa contratante ou aos respectivos titulares.
A utilização da plataforma não transfere à Notax Sistemas a propriedade sobre essas informações.
A Notax Sistemas poderá processar, armazenar, transmitir e realizar as demais operações tecnicamente necessárias sobre esses dados para:
- disponibilizar as funcionalidades contratadas;
- executar operações solicitadas;
- manter a segurança;
- realizar backups;
- prestar suporte;
- investigar incidentes;
- cumprir obrigações legais.
17. Uso adequado da plataforma
O usuário compromete-se a utilizar a plataforma de maneira lícita e compatível com sua finalidade.
É proibido utilizar a plataforma para:
- praticar fraudes;
- fornecer deliberadamente informações falsas;
- acessar dados sem autorização;
- utilizar certificados digitais sem autorização;
- executar operações em nome de terceiros sem poderes para isso;
- explorar vulnerabilidades;
- tentar obter acesso indevido a sistemas ou dados;
- realizar engenharia reversa, ressalvadas as hipóteses legalmente permitidas;
- introduzir códigos maliciosos;
- prejudicar deliberadamente a disponibilidade da plataforma;
- contornar mecanismos de autenticação, segurança ou controle de acesso;
- utilizar a plataforma para atividades ilícitas.
18. Suspensão de acesso por segurança
A Notax Sistemas poderá suspender temporariamente contas, usuários ou determinadas funcionalidades quando houver indícios razoáveis de:
- comprometimento de credenciais;
- fraude;
- acesso não autorizado;
- utilização ilícita;
- utilização indevida de certificado digital;
- ataque à infraestrutura;
- risco relevante à segurança da plataforma, do cliente ou de terceiros.
A suspensão poderá ocorrer preventivamente quando necessária para evitar ou limitar danos.
Sempre que possível e juridicamente permitido, a empresa responsável será comunicada sobre a medida.
19. Propriedade intelectual
A plataforma, seu software, código, arquitetura, interfaces, marca, identidade visual, documentação, componentes e demais elementos tecnológicos são protegidos pela legislação aplicável e pertencem à Notax Sistemas ou aos respectivos licenciantes.
A utilização da plataforma não transfere ao usuário qualquer direito de propriedade sobre o software.
Não é permitido copiar, reproduzir, modificar, distribuir, comercializar, sublicenciar ou explorar a plataforma fora das condições autorizadas.
20. Responsabilidade do usuário
O usuário é responsável pelas ações realizadas utilizando sua conta e pelas informações que inserir, alterar, confirmar ou transmitir por meio da plataforma, observadas as circunstâncias de cada operação e a legislação aplicável.
O usuário deverá conferir informações relevantes antes de confirmar operações capazes de produzir efeitos financeiros, fiscais ou tributários.
A plataforma poderá apresentar avisos, confirmações ou validações adicionais para determinadas operações.
Esses mecanismos auxiliam na prevenção de erros, mas não substituem a responsabilidade do usuário pela conferência das informações sob sua responsabilidade.
21. Limites da plataforma
A Notax Sistemas é responsável pelo funcionamento das funcionalidades tecnológicas que estejam sob seu controle, observadas as condições aplicáveis ao serviço.
Entretanto, não poderá ser responsabilizada por consequências decorrentes exclusivamente de:
- informações incorretas fornecidas pelo usuário ou empresa;
- operações realizadas sem autorização por fato não imputável à Notax Sistemas;
- utilização inadequada da plataforma;
- indisponibilidade de sistemas externos;
- decisões tomadas por órgãos governamentais;
- decisões de instituições financeiras;
- certificado vencido, revogado ou inválido;
- alterações realizadas por serviços externos;
- eventos fora de seu controle razoável.
A Notax Sistemas não garante resultados econômicos, financeiros, fiscais ou tributários decorrentes da utilização da plataforma.
Nenhuma disposição destes Termos exclui responsabilidades que não possam ser legalmente afastadas.
22. Alterações da plataforma
A plataforma está em constante evolução.
A Notax Sistemas poderá modificar interfaces, fluxos, recursos e funcionalidades para:
- melhorar o serviço;
- implementar novas funcionalidades;
- corrigir problemas;
- aumentar a segurança;
- atender alterações legais ou regulatórias;
- adaptar-se a mudanças realizadas por sistemas externos.
Alterações relevantes que impactem substancialmente a utilização da plataforma poderão ser comunicadas aos usuários ou empresas responsáveis.
23. Alterações destes Termos
Estes Termos poderão ser atualizados periodicamente.
A versão vigente estará disponível na plataforma e identificará sua data de atualização.
Quando houver alteração relevante nas condições de utilização, a Notax Sistemas poderá comunicar os usuários e, quando necessário, solicitar novo aceite.
24. Aceite e registro eletrônico
O aceite destes Termos poderá ocorrer eletronicamente.
Para fins de segurança, rastreabilidade e comprovação, a plataforma poderá registrar informações relacionadas ao aceite, incluindo:
- identificação do usuário;
- empresa à qual esteja vinculado;
- versão dos Termos;
- data e horário;
- endereço IP;
- demais informações técnicas necessárias à comprovação do aceite.
O aceite eletrônico produzirá efeitos de acordo com a legislação aplicável.
25. Legislação aplicável
Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil.
A utilização da plataforma deverá observar a legislação aplicável, incluindo normas relacionadas à proteção de dados pessoais, segurança da informação, documentos eletrônicos, propriedade intelectual, certificação digital e demais normas relacionadas às funcionalidades utilizadas.
26. Contato
Em caso de dúvidas relacionadas a estes Termos ou à utilização da plataforma, entre em contato:
Notax Sistemas
CNPJ: 54.187.710/0001-00
E-mail: [email protected]
Site: https://notax.com.br
Para assuntos relacionados à privacidade e proteção de dados:
E-mail: [email protected]
Ao utilizar a Notax Sistemas, o usuário declara ter lido, compreendido e concordado com estes Termos de Uso.